在新加坡注册公司，法定秘书是必备角色，而新加坡秘书公司则承担着企业合规运营的重要职责。对于本地及海外投资者而言，明晰秘书公司的具体职责，是确保企业符合新加坡公司法要求、规避合规风险的关键。Globoss易企出海作为企业出海服务机构，深入了解新加坡秘书公司的职责体系，可为企业提供合规支持。
一、法定合规核心职责
新加坡秘书公司首要职责是保障企业遵守《新加坡公司法》及相关法规，具体包括：
- 合规申报义务：按时向新加坡会计与企业管制局（ACRA）提交年度报表、董事及股东信息变更、公司注册地址变更等文件，确保信息更新及时准确，避免因延误申报产生罚款。
- 法律文件管理：妥善保管公司注册证书、章程、股东名册、董事会议记录等法定文件，确保文件的完整性和可追溯性，便于ACRA检查或企业内部查阅。
- 合规咨询支持：为企业提供公司法相关咨询，解答董事、股东在运营中的合规疑问，如股权变更流程、董事任职资格要求等，帮助企业决策符合法律规定。
二、公司治理协助职责
秘书公司还需协助企业完善公司治理结构，保障决策流程规范：
- 会议组织与记录：协助组织股东周年大会（AGM）和董事会议，提前发出会议通知、准备会议议程和相关材料，并准确记录会议决议，形成正式会议纪要存档。
- 股东沟通协调：在股东与公司之间搭建沟通桥梁，及时向股东传达公司运营重要信息、会议决议等，保障股东知情权和参与权。
三、行政事务支持职责
除合规与治理外，秘书公司还提供基础行政支持，减轻企业运营负担：
- 注册地址维护：部分秘书公司可提供新加坡本地注册地址服务，确保公司具备合法运营地址，并接收政府信函和商业文件。
- 商业文件协助：协助起草或审核公司相关商业文件，如股权转让协议、董事委任书等，确保文件内容符合法律规范和企业需求。
四、常见问题（FAQ）
- Q：新加坡秘书公司的职责是否可由企业内部人员兼任？ A：根据《新加坡公司法》，私人有限公司必须聘请独立的法定秘书，不可由唯一董事或股东兼任，确保合规的独立性。
- Q：秘书公司未履行职责导致企业罚款，责任由谁承担？ A：若因秘书公司疏忽导致合规失误，企业可根据服务协议追究其责任，但企业仍需先承担政府罚款，再向秘书公司追偿。
综上所述，新加坡秘书公司的职责贯穿企业运营全流程，是企业合规的“守门人”。Globoss易企出海凭借合规团队和丰富的本地经验，可全面履行秘书公司职责，为企业提供可靠的合规保障。如您需了解更多秘书服务细节，可随时咨询Globoss易企出海。
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